Gemäß Nummer 7 Absatz 1 und 2 VV-Zeugnisse werden Ersatz für zerstörte oder abhanden gekommene Zeugnisse sowie Ausfertigungen für Zeugnisse bei Namensänderung, soweit für diese ein besonderes Interesse vorliegt, auf Antrag durch die das Original ausstellende Schule gefertigt. Existiert die ausstellende Schule nicht mehr, erfolgt die Ausfertigung durch das staatliche Schulamt, in dessen Aufsichtsbereich die ausstellende Schule lag. Die Sätze 1 und 2 gelten auch, wenn bei einer Betroffenen oder einem Betroffenen aus Anlass der geänderten Zugehörigkeit zu einem Geschlecht eine Änderung des Vornamens gemäß § 1 Absatz 1 Transsexuellengesetz durch rechtskräftige Entscheidung des für den Wohnort zuständigen Amtsgerichts festgestellt wurde und eine Ausfertigung von Zeugnissen beantragt wird.

Sind Zweitschriften, Kopien oder Durchschriften nicht vorhanden, so fertigt das staatliche Schulamt anhand sonstiger Unterlagen wie Notenbüchern und Prüfungsunterlagen eine Ausfertigung, wenn eine eindeutige Rekonstruktion möglich ist.

Beschaffung von Ersatzdokumenten und deren Beglaubigung. (Schulabschluss- oder Schulabgangszeugnisse, Facharbeiterzeugnisse und Meisterabschlüsse)

Bei Verlust des Schulabschluss- oder Schulabgangszeugnisses bzw. des Berufsausbildungszeugnisses kann ein Ersatzdokument beantragt werden.

Sie haben ein Abschluss-, Abgangszeugnis oder sonstiges für Sie relevantes Zeugnis verloren. Weitere Fälle sind zerstörte Zeugnisse, eine Namensänderung soweit ein besonderes Interesse vorliegt oder wenn aus Anlass der geänderten Zugehörigkeit zu einem Geschlecht der Vorname beim zuständigen Amtsgericht geändert wurde.

• Schulabschluss oder Schulabgang an einer Potsdamer städtischen Schule
• Abschluss der Berufsausbildung in Potsdam bis 1990

Personalausweis oder Reisepass als Identitätsnachweis

Es genügt ein formloser Antrag auf Ausfertigung eines Ersatzdokumentes mit folgenden Angaben:

• Name
• Vorname
• Geburtsname
• Geburtsdatum
• Telefonnummer
• jetzige Wohnanschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort)
• Schulzeugnisse: besuchte Schule, Abschlussjahr
• Facharbeiterzeugnisse bis 1990: Ausbildungsberuf, Ausbildungsbetrieb, Ausbildungszeitraum

Der Antrag kann per Post, per Fax oder per E-Mail an ersatzdokumenterathaus.potsdamde übersendet werden.

In der Regel ist ein persönliches Erscheinen notwendig.

Es fallen üblicherweise Kosten an. Üblicherweise sind die Ausfertigung eines Ersatzzeugnisses und zusätzliche beglaubigte Kopien gebührenpflichtig. Unabhängig davon, ob diese vom Schulträger erstellt werden oder diese Amtshandlung durch die Schulleitung im Auftrag des Schulträgers erfolgt, ist die Gebührensatzung des Schulträgers maßgebend. Gemäß § 4 Absatz 1 KAG können Gemeinden und Gemeindeverbände Gebühren erheben. Gemäß § 2 Absatz 1 KAG dürfen Abgaben nur aufgrund einer Satzung erhoben werden. Die Satzung muss den Kreis der Abgabeschuldner, den die Abgabe begründenden Tatbestand, den Maßstab und den Satz der Abgabe sowie den Zeitpunkt ihrer Fälligkeit angeben. Gemäß § 5 Absatz 1 KAG dürfen Verwaltungsgebühren nur erhoben werden, wenn die Leistung der Verwaltung von dem Beteiligten beantragt worden ist oder wenn sie Ihn unmittelbar begünstigt.

Für Amtshandlungen des MBJS und der nachgeordneten Bereiche wie den staatlichen Schulämtern werden Gebühren nach dem Gebührentarif in der Gebührenordnung MBJS erhoben. Gemäß Nummer 8.1 des Gebührentarifs in der Anlage zur Gebührenordnung MBJS wird für Zweitausfertigungen von Schul-/Abschlusszeugnissen nach § 58 BbgSchulG i. V. m. Nummer 7 der Verwaltungsvorschriften über schulische Zeugnisse, § 11 NschPV aktuell eine Verwaltungsgebühr in Höhe von 40,00 € erhoben.

Fotokopie und Ausdrucke (schwarz / weiß) im Format:
0,60 Euro - je Seite bis DIN A3
0,65 Euro - je Blatt bis DIN A 3 (doppelseitig)

Beglaubigung von Zeugnissen / Erteilung von Zweitausfertigungen von Schulzeugnissen:
4,40 Euro - eine Seite
6,50 Euro - mehrseitig

Ein Ersatzzeugnis sollten Sie persönlich bei der ehemaligen Schule beantragen. Die Schule muss Ihre Identität in geeigneter Weise überprüfen (z.B. durch Vorlage eines Identitätsnachweises). Dann wird Ihnen, soweit möglich, ein Ersatzzeugnis ausgefertigt. Das Ersatzzeugnis tritt danach an die Stelle der verlorenen oder zerstörten Urschrift.

Einige Tage bis wenige Wochen.

• Die Bearbeitungszeit für die Beschaffung von Ersatzdokumenten beträgt i. d. R. 2 Wochen.
• Nach Einzahlung der durch Bescheid mitgeteilten Gebühr können Ersatzdokumente abgeholt oder zugeschickt werden.

Es gelten keine Fristen für die Beantragung eines Ersatzzeugnisses. Es sollten jedoch die geltenden Aufbewahrungs- und Archivierungsfristen soweit möglich berücksichtigt werden, da es nach deren Ablauf sein kann, dass ein Ersatzzeugnis nicht mehr ausgefertigt werden kann.

Die jeweilige Schule ist innerhalb der Aufbewahrungspflicht für die Ausstellung der Ersatzzeugnisse zuständig. Anschließend ist das zuständige staatliche Schulamt für die Ausstellung der Ersatzzeugnisse zuständig.

die Schule, die das Originalzeugnis ausgestellt hat

Brandenburgisches Archivgesetz (Öffnet in einem neuen Tab) (BbgArchivG)

Brandenburgisches Datenschutzgesetz (Öffnet in einem neuen Tab) (BbgDSG)

Verwaltungsgebührensatzung der Landeshauptstadt Potsdam (Öffnet in einem neuen Tab)

Gemäß Nummer 6 Absatz 1 VV-Zeugnisse sind Zeugnisse und Bescheinigungen in Urschrift auszuhändigen. Eine Kopie ist zu den Schülerakten zu nehmen. Kopien sind als solche zu kennzeichnen. Oftmals kann ein Ersatz für die Urschrift auf der Grundlage dieser Zweitschrift/Kopie erstellt werden.