Die Arbeitsgruppe Vergabestelle 1 ist entsprechend ihres Zuständigkeitsbereiches der DA Vergabe für die rechtssichere Vornahme der Vergabeverfahren von Liefer-, Dienstleistungen sowie freiberufliche Leistungen ab einem Wert von 10.000 Euro (netto) für den Geschäftsbereich Finanzen, Investitionen und Controlling (1) mit Ausnahme des KIS, den Geschäftsbereich Bildung, Kultur, Jugend und Sport (2), den Geschäftsbereich Ordnung, Sicherheit Soziales und Gesundheit (3) mit Ausnahme des Fachbereichs Feuerwehr (37), den Bereich Wirtschaftsförderung (402), der Koordinierungsstelle Klimaschutz (403), den Geschäftsbereich Zentrale Verwaltung (5) und den Bereichen des Oberbürgermeisters (901, 904, 905, 907, 909, 912) zuständig.

Zu den Aufgaben gehören u.a.:

• Entgegennahme und Prüfung der Bedarfsanmeldungen (Beschaffungsanzeigen) von den Bedarfsstellen,
• Erstellung einer verbindlichen Zeitplanung,
• Beratung und Unterstützung der Bedarfsstellen bei der Erstellung der Vergabeunterlagen sowie Fertigung der finalen Vergabeunterlagen,
• Festlegung der Vergabeart,
• Beantwortung von Bieterfragen in Abstimmung mit den Bedarfsstellen,
• Organisation von Bieter- bzw. Aufklärungsgesprächen,
• Vorbereitung der Zuschlagserteilung durch den jeweiligen Vergabebevollmächtigten und Dokumentation der Vergabe,
• Koordination der Bündelung in einer Vergabe bei gleichartigen Bedarfen,
• Einholung der Zustimmung des RPA bei Abweichung vom Regelverfahren vor Beginn der Vergabe und zum Vergabevorschlag oder bei der Aufhebung einer Vergabe sowie bei möglichen Auftragsänderungen während der Vertragslaufzeit.

Ausgehend vom Anspruch einer „zentralen“ Stelle zur Vergabe von Leistungen und dem Grundsatz einer klaren Trennung von Bedarfs- und Vergabestelle im Zuge der Korruptionsprävention arbeitet die Vergabestelle bzw. der gesamte Bereich Vergabemanagement fachlich eigenständig, transparent und ist in seiner Ausführung nur dem Gesetz unterworfen.