Die Arbeitsgruppe Vergabestelle 3 ist für die rechtssichere Vornahme der Vergabeverfahren von Liefer-, Dienstleistungen sowie freiberufliche Leistungen (Planungsleistungen und –Wettbewerbe sowie Architekten- und Ingenieursleistungen) ab einem Wert von 10.000 Euro (netto) und für Bauleistungen ab einem Wert von 50.000 Euro (netto) für den Kommunalen Immobilienservice (KIS), den Fachbereich Feuerwehr (37) und den Geschäftsbereich Stadtentwicklung, Bauen, Wirtschaft und Umwelt (4) mit Ausnahme des Bereiches Wirtschaftsförderung (402) und der Koordinierungsstelle Klimaschutz (403) zuständig. 

Zu den Aufgaben gehören u.a.:

Entgegennahme und Prüfung der Bedarfsanmeldungen (Beschaffungsanzeigen) von den Bedarfsstellen,
Erstellung einer verbindlichen Zeitplanung,
Beratung und Unterstützung der Bedarfsstellen bei der Erstellung der Vergabeunterlagen sowie Fertigung der finalen Vergabeunterlagen,
Festlegung der Vergabeart,
Beantwortung von Bieterfragen in Abstimmung mit den Bedarfsstellen,
Organisation von Bieter- bzw. Aufklärungsgesprächen,
Vorbereitung der Zuschlagserteilung durch den jeweiligen Vergabebevollmächtigten und Dokumentation der Vergabe,
Koordination der Bündelung in einer Vergabe bei gleichartigen Bedarfen,
Einholung der Zustimmung des RPA bei Abweichung vom Regelverfahren vor Beginn der Vergabe und zum Vergabevorschlag oder bei der Aufhebung einer Vergabe sowie bei möglichen Auftragsänderungen während der Vertragslaufzeit.

Ausgehend vom Anspruch einer „zentralen“ Stelle zur Vergabe von Leistungen und dem Grundsatz einer klaren Trennung von Bedarfs- und Vergabestelle im Zuge der Korruptionsprävention arbeitet die Vergabestelle bzw. der gesamte Bereich Vergabemanagement fachlich eigenständig, transparent und ist in seiner Ausführung nur dem Gesetz unterworfen.