522 Bereich Vergabemanagement 

Beschreibung

Der Bereich Vergabemanagement ist verantwortlich für die rechtsichere und effiziente Gestaltung der Vergabeprozesse in der Landeshauptstadt Potsdam. Er umfasst die Submissionsstelle und den Vergabeservice sowie die Arbeitsgruppen Vergabestelle 1 (5221) und Vergabestelle 2 (5222).

Der Bereich Vergabemanagement ist u. a. federführend zuständig für

  • die Definition von verbindlichen Vorgaben, Formblättern für Vergaben, Entwicklung von Checklisten,
  • die Abgabe von Empfehlungen zu Vergabegrundsätzen,
  • die vergabejuristische Begleitung und Beratung
  • und die rechtskonforme Vorbereitung und Durchführung von Vergaben gem. Zuständigkeiten der DA Vergabe.

Seit dem 01.01.2019 existierten zunächst noch vier Vergabestellen. Ab dem 01.01.2020 sind auch die drei dezentralen Vergabestellen (37, 47, KIS) nunmehr der zentralen Vergabestelle beim Vergabemanagement (522) mit der Submissionsstelle und dem Vergabeservice zugeordnet worden. Das Vergabemanagement ist somit und für sämtliche Vergaben jeweils ab einem Auftragswert i. H. v. 10.000 Euro (netto) bei Liefer- und Dienstleistungen sowie freiberuflichen Leistungen und bei Bauleistungen i. H. v. 50.000 Euro (netto) zuständig. Bezüglich der KIS-Vergaben gilt z. Z. noch eine Übergangsregelung, indem in einem ersten Schritt die VgV- und UVgO-Vergaben nach tatsächlicher Stellenbesetzung bei 522 übernommen werden und in einem zweiten Schritt die Übernahme der VOB-Vergaben in 2021 oder 2022 folgt.

Submissionsstelle

Die Submissionsstelle ist für die Submission formeller Vergabeverfahren bei Liefer- und Dienstleistungen sowie freiberuflichen Leistungen ab einem Auftragswert in Höhe von 10.000 Euro (netto) und für Bauleistungen ab einem Auftragswert in Höhe von 50.000 Euro (netto) verantwortlich. Im Einzelfall führt sie auch Submissionen unterhalb dieser Werte durch, z. B. bei zuwendungsrechtlichen Vorgaben, bei der eine Submission vorgeschrieben ist.

Sie prüft Vergabeunterlagen vor ihrer Veröffentlichung auf Plausibilität und inhaltliche Vollständigkeit. Es erfolgt die formelle Kontrolle des bis zur Submission durchgeführten Vergabeverfahrens.

Die Submissionsstelle legt den Eröffnungs- und Submissionstermin mit Vergabenummer fest, fertigt über die Öffnung der Angebote eine Niederschrift an, führt die erste Sichtung der geforderten Unterlagen nach Angebotsabgabe durch und erstellt den Preisspiegel.

Zudem agiert die Submissionsstelle als Vergabestelle für alle Jahreszeitverträge für Bauunterhaltungsarbeiten an Liegenschaften, sowie öffentlicher Verkehrsanlagen, Straßen und Plätze der Landeshauptstadt Potsdam nach dem Standardleistungsbuch und erstellt die Europastatistik der vergebenen Aufträge.

Vergabeservice

Der Vergabeservice, dem auch die Vergabejuristen angehören, ist für die Organisation und die Steuerung der Vergabeprozesse, insbesondere für die Erarbeitung und Fortentwicklung der Dienstanweisung, der Formblätter und der Checklisten sowie für die Erstellung der städtischen Statistiken verantwortlich. Ihm obliegt die Unterstützung und Beratung der Bedarfs- und Vergabestellen – je nach Bedeutung des Verfahrens bzw. Einzelfalls in Zusammenarbeit mit den Vergabejuristen und ggf. unter Einbindung der zuständigen Vergabestelle – während des gesamten Vergabeprozesses. Der Vergabeservice organisiert regelmäßige Vergabestellentreffen mit dem Rechnungsprüfungsamt und ist Ansprechpartner für Anliegen, Anfragen etc. der Stadtverordnetenversammlung, der Landes- und Bundesbehörden. Die Vergabejuristen übernehmen die einzelfallbezogene vergaberechtliche Beratung bei herausgehobenen Verfahren, interne Schulungen bzw. Fortbildungen zum Vergaberecht sowie die Bearbeitung etwaiger Rügen. Sie vertreten die Landeshauptstadt Potsdam in Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer und dem Oberlandesgericht.

 
   

Öffnungszeiten

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